상황
당신은 최근에 설립된 중소기업에 테크니컬 라이터로 채용되었다. 사내 직원들은 경상비와 통근비를 줄이기 위해 경영진에게 주당 3일의 재택 원격근무를 하겠다고 요청했다. 경영진은 이 제안에 흥미를 느끼지만 직원들은 같은 사무실에서 같은 시간에 함께 근무하지 않으면 팀과제를 완수하지 못할 것이라고 우려한다.
당신은 여러 팀이 인터넷으로 협업할 수 있도록 도와주는 그룹웨어가 무엇인지 들은 적이 있어서 상사에게 이 아이디어를 제안한다. 상사는 당신에게 그룹웨어의 활용 가능성을 조사하고 간략한 보고서(두세 페이지의 회람 형식으로)를 작성하여 그룹웨어가 무엇인지 설명하고 원격근무자를 지원하는 데 그룹웨어를 활용할 수 있는 방법을 분석하라고 요청한다.
특히 당신의 상사는 보고서에서 다음과 같은 질문에 대답을 듣기 원한다.
- 그룹웨어 또는 웹 기반의 협업 소프트웨어가 무엇인가?
- 가장 인기 있는 그룹웨어는 무엇인가?
- 이러한 특징으로 이용자는 무엇을 할 수 있으며 그룹은 이 제품을 이용해서 어떤 과제를 완수할 수 있는가?
상황 요약
- 사내 직원들이 경상비, 통근비를 줄이기 위해 주 3일 원격근무 요청
- 경영진은 같은 공간/시간에서 함께 근무하지 않으면 팀과제를 완수하지 못할 것이라고 우려
- 그룹웨어 할용 제안
-
상사의 그룹웨어 활용 분석 요청
- 그룹웨어란?
- 가장 인기 있는 그룹웨어는? 그 특징은?
- 특징으로 이용자는 무엇을 할 수 있는가? 어떤 과제를 완수할 수 있는가?
- 그룹웨어 분석 보고서를 회람 형식으로 제출
작업 계획서
프로젝트 제목
그룹웨어를 활용한 원격 근무 지원
작성 목적
그룹웨어의 특징을 분석하고, 원격 근무 환경의 팀과제 완수에 어떤 도움을 줄 수 있는지 검토한다.
인력
- jebae (테크니컬 라이터, 주5일 사무실 출근)
자원
- 그룹웨어 점유율 통계 자료
작업
- 현재 협업 중 이루어지는 커뮤니케이션, 문서 작업의 패턴을 정리한다.
- 국내외 그룹웨어 서비스를 점유율 순으로 그 특징과 함께 정리한다.
- 1에서 정리한 커뮤니케이션, 문서 작업과 적합한 그룹웨어를 추려 보고서에 포함한다.
제안서
- 일자: 2022.06.05
- 수신: 부사장 홍길동
- 발신: jebae
- 제목: 그룹웨어를 활용한 원격 근무 지원
22일 2분기 임직원 회의 결과, 많은 직원들이 “주 3일 원격 근무 전환” 에 동감했습니다. 원격 근무 중 원활한 협업을 위해선 대면 커뮤니케이션을 대체 할 도구가 필요합니다. 이에 다수의 원격 근무 기업이 선택한 그룹웨어 사용을 제안드립니다. 그룹웨어는 메일, 게시판, 전자결재 등 사내 커뮤니케이션, ERP 서비스를 제공하는 소프트웨어입니다. 이미 사용 중인 A 메일, B 메신저, 사내 게시판 페이지와 전자결재 서비스가 그 예입니다.
2021년 기준 그룹웨어 시장 점유율 통계에 따르면 A 소프트(24%), B 비즈온(16%), C 세일즈(6%)가 전체 시장의 절반(46%)을 차지하고 있습니다. 원격 근무 중엔 메일, 메신저 외 복수 참여자의 음성, 영상 커뮤니케이션이 필요합니다.
A 소프트는 메신저, 화상 회의의 사용 연속성에 집중합니다. 메세지로 설명하기 어려운 내용이 있다면 메신저 창에서 즉각 대화 상대에게 화상 회의를 요청할 수 있습니다. B 비즈온은 문서, 디자인 작업의 실시간 공유 기능을 제공합니다. 다만 화상 회의 기능 품질이 A 소프트에 비해 떨어진다는 평입니다. C 세일즈는 최근 IT 스타트업 사이 좋은 입소문을 타고 점유율을 높이고 있습니다. 단순한 UI 와 플러그인 기능을 제공하며 직접 사내 플러그인을 개발해 추가할 수 있습니다. A 소프트는 월 119달러, B 비즈온은 79달러의 사용료를, C 세일즈는 무료이지만 추가 기능 갯수당 월 10 ~ 25 달러의 비용이 발생합니다.
팀 회의 중 다같이 프레젠테이션 모니터를 보면서 문서, 디자인의 수정 사항을 논의하는 경우가 많습니다. B 비즈온이 제공하는 실시간 문서, 디자인 공유 기능은 회의 중 일어나는 이런 이벤트를 만족시킬 수 있을 것입니다. 화상 회의 품질이 떨어진다고 하나 음성 회의만으로도 충분하다는 의견입니다. 이와 관련해 최근 화상 회의 중 직원들의 피로감을 주제로 발표된 보고서를 첨부합니다.
A 소프트의 고품질 화상 회의 기능은 B 비즈온 대비 월 40달러의 추가 비용 값어치를 합니다. 그러나 사내 회의 대부분이 작업 문서, 디자인 파일에 집중하므로 비용 대비 효율이 높지 않다고 봅니다. C 세일즈의 단순한 UI 는 직원들의 학습 허들을 낮출 수 있습니다. 최근 늘어난 수요에 발빠르게 대응해 제품 완성도도 높습니다. 아직 풍부하지 않지만 사내 문서, 디자인 도구와 연계한 플러그인을 제공하고 있습니다. 필요한 플러그인을 추가하면 월 50달러의 비용이 예상됩니다.
